Le nombre de cas liés au coronavirus COVID-19 étant en augmentation dans le monde entier, les autorités ont annoncé diverses mesures de « distanciation sociale » pour assurer la sécurité de la grande majorité de la population — le couvre-feu en France sera peut-être annoncé ce soir. Des centres commerciaux, des cinémas, des gymnases et d’autres lieux publics de ce type ont été fermés par le gouvernement. Bien que les bureaux privés n’aient pas reçu d’ordres similaires, de nombreux employeurs prennent des mesures similaires pour protéger leurs employés en leur demandant de travailler à domicile.
Si vous êtes un employé travaillant dans une fonction de bureau assez standard, il y a de fortes chances que vous puissiez vous adapter au télétravail pendant cette période critique — avec les bons outils, bien sûr.
Évidemment, vous avez besoin d’un bon ordinateur portable/ordinateur et d’une connexion Internet fiable pour commencer. Une fois que vous avez cela, il existe quelques bons outils et logiciels qui peuvent vous permettre de rester en contact avec votre équipe et de maintenir le rythme de travail.
Voici comment maintenir une productivité élevée tout en travaillant à domicile.
Pour les communications
Il existe un certain nombre d’outils de communication sur la collaboration au travail qui sont disponibles gratuitement, notamment Slack, Discord, Workplace by Facebook, Microsoft Teams et Basecamp. Tous ces outils sont également disponibles avec des formules payantes, mais offrent un abonnement de base gratuit avec certaines limitations qui pourraient ne pas être un problème pour la plupart des utilisateurs.
Ma préférence ? Slack et Hangouts. L’application avec laquelle je suis le plus à l’aise pour communiquer est Slack, l’un des outils de collaboration au travail les plus populaires aujourd’hui. Bien qu’il aide généralement les collègues de différents endroits à collaborer efficacement, il sera particulièrement utile lorsque chaque membre de l’équipe se trouve dans un endroit différent, aux 4 coins d’une région.
Slack vous permet de discuter individuellement avec vos collègues, de créer des groupes pour des sections ou des sujets particuliers au sein de votre équipe, et également de conserver l’historique des messages. La version gratuite comporte des limitations en matière d’historique des messages consultables et de nombre d’applications que vous pouvez relier à votre équipe Slack. Malgré cela, il s’agit d’une option fonctionnelle et riche en fonctionnalités qui vous permet de rester en ligne et connectée même en dehors du bureau.
Slack propose des applications sur les principales plateformes, notamment iOS, Android, macOS et Windows.
Google Hangouts
Google Hangouts, en revanche, est un outil sous-estimé qui a connu un certain retour en force ces derniers mois. Alors qu’il était à l’origine un outil de messagerie instantanée, Hangouts peut désormais être utilisé non seulement pour les messages texte, mais aussi pour les appels vidéo de groupe. Les utilisateurs peuvent effectivement passer d’un participant à l’autre, couper et allumer rapidement l’audio et la vidéo pour faciliter la communication, et avoir des conversations à distance largement transparentes.
Google propose également une solution professionnelle basée sur Hangouts, appelée Google Meet, qui s’intègre à votre agenda professionnel pour afficher automatiquement vos réunions, et vous permet de partager facilement votre écran au cas où vous voudriez montrer à un collègue les étapes détaillées d’une action.
Alternatives : Si Slack est notre outil de collaboration professionnelle préféré, d’autres options telles que Discord, Workplace by Facebook, Microsoft Teams et Basecamp sont également largement utilisées pour la collaboration et la communication sur le lieu de travail. Toutes ces options ont des plans gratuits qui présentent des limitations fonctionnelles ; pour l’instant, elles pourraient être suffisamment utiles pour permettre aux entreprises et aux équipes de faire la transition vers le télétravail.
Pour les listes de travail et les projets
Rien n’est plus utile qu’une liste de choses à faire pour garder la trace de vos tâches. Il existe un certain nombre d’outils qui vous permettent de tenir des listes de travail qui peuvent être partagés avec les membres de l’équipe afin que chacun ait une visibilité sur les tâches à accomplir.
Parmi mes préférences, Trello et Google Keep. J’utilise abondamment ces deux outils. Trello permet de gérer des projets particuliers, de les suivre tout au long des processus et d’ajouter des commentaires ou des collaborateurs sur ceux-ci si nécessaire. L’interface visuelle de Trello et la fonctionnalité de glisser-déposer facilitent la gestion des projets.
D’autre part, Google Keep permet de créer des listes spécifiques, de prendre des notes avec des photos et des clips audio, et de les partager avec les collègues si nécessaire. Bien qu’il soit préférable d’utiliser Google Keep individuellement, la possibilité de partager des listes en fait un outil polyvalent pour faciliter la communication.
Pour la productivité
Passons maintenant au travail proprement dit. Si vous occupez un poste dans une entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez besoin de travailler avec des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Alors que ces fonctionnalités étaient traditionnellement couvertes par des progiciels, une nouvelle génération d’outils s’appuie sur le cloud et fonctionne même par le biais de navigateurs, le tout gratuitement.
Parmi un choix évidemment, la suite d’applications de Google. Quoi que vous ayez besoin de faire, Google a un outil pour cela. La suite de Google vous permet de travailler sur des feuilles de calcul, des documents, des présentations et plus, directement à l’aide d’un navigateur. Ces fichiers peuvent être enregistrés dans des versions hors ligne si nécessaire, mais ils sont généralement enregistrés sur le cloud, et liés à votre compte Google. Vous pouvez ensuite les partager avec des utilisateurs spécifiques, ou créer des liens partageables accessibles à tous.
Google Drive relie toutes ces autres applications Google, mais vous permet également de partager des fichiers volumineux tels que des vidéos ou des albums d’images. Ceux-ci sont stockés sur le cloud, et Google offre gratuitement une modeste capacité de stockage de 15 Go sur le cloud par compte. D’autres outils tels que Google Photos peuvent généralement être utilisés à des fins personnelles, mais constituent un moyen tout aussi efficace de partager des images et des vidéos avec d’autres personnes.
Tout comme la suite de productivité de Google, Microsoft dispose également de sa suite Office Online, que beaucoup considèrent comme supérieure. La familiarité de la suite de Microsoft avec les applications de bureau traditionnelles telles que Word, Excel et PowerPoint en fait une excellente alternative.
Des options décalées
Bien que mes recommandations ci-dessus soient générales et conçues pour être productives, de nombreux utilisateurs ont exploré des options qui ne sont pas vraiment conventionnelles. J’ai entendu parler de nombreuses personnes qui utilisent des jeux tels que Minecraft et World of Warcraft pour communiquer, car ces jeux sont connus pour être capables de gérer les communications d’un grand nombre d’utilisateurs simultanément.
Et enfin, peut-être que vous pouvez simplement décrocher le téléphone.
Avez-vous d’autres conseils à donner ? N’hésitez pas à utiliser la section de commentaires ci-dessous.
