De plus en plus d’entreprises se tournent vers le stockage sur le cloud pour stocker leurs documents importants. Mais, il devient difficile de garder une trace de tout. C’est pourquoi Dropbox a annoncé un certain nombre de nouvelles fonctionnalités visant à faciliter le maintien d’un système d’organisation efficace.
La recherche d’un fichier spécifique dans un dossier partagé peut s’avérer une tâche fastidieuse, surtout lorsque chacun a ses propres conventions d’appellation et processus de téléchargement et de classement des fichiers. Pour aider les équipes à travailler plus efficacement, Dropbox a développé de nouvelles fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de ses outils de collaboration en ligne d’utiliser des automatismes pour rester organisés.
Les utilisateurs de Dropbox peuvent désormais créer des dossiers qui exécutent automatiquement des tâches spécifiques, telles que le nommage, le tri, le marquage et la conversion, chaque fois qu’un fichier est ajouté au dossier. Les paramètres de ces dossiers automatisés peuvent également être contrôlés et gérés à l’aide d’un nouveau tableau de bord central. Parallèlement, la nouvelle fonction d’organisation multi-fichiers permet aux utilisateurs de classer et de trier les fichiers d’un dossier dans des sous-dossiers en fonction de dates, de mots-clés ou de niveaux d’activité, avec la possibilité de prévisualiser et de vérifier les modifications avant le déplacement des fichiers.
En ce qui concerne les conventions de nommage, les utilisateurs de Dropbox pourront désormais créer des normes de dénomination des fichiers basées sur des catégories qui peuvent être appliquées à des dossiers individuels. Toutefois, les utilisateurs peuvent également renommer des fichiers ou des photos en fonction de la date à laquelle ils ont été pris et inclure un nom de dossier parent.
En plus d’aider les utilisateurs à organiser leur contenu, Dropbox ajoute également de nouvelles fonctionnalités pour les aider à trouver du contenu plus rapidement, selon un nouvel article de blog.
Recherche de contenu et signature de documents
En utilisant des mots facilement recherchables, les utilisateurs peuvent identifier les fichiers et les dossiers afin de trouver rapidement celui dont ils ont besoin, même s’ils ne se souviennent pas de son nom. Contrairement aux nouvelles fonctions d’attribution automatique de noms de fichiers et de dossiers de Dropbox, qui sont d’abord déployées pour les équipes, tous les utilisateurs de la société peuvent commencer à utiliser des balises pour organiser leurs fichiers et leurs dossiers dès aujourd’hui.
Étant donné que de nombreuses personnes utilisent sa plateforme comme stockage sur le cloud pour les photos, Dropbox ajoute également la possibilité de trouver et de visualiser rapidement toutes les photos et vidéos d’un utilisateur en un seul endroit centralisé sur le Web. Cette opération peut être effectuée sur n’importe quel appareil en cliquant sur « Photos » dans la barre latérale gauche du site Web de Dropbox.
Enfin, avec l’application mobile HelloSign, les utilisateurs peuvent rapidement préparer, envoyer et signer des documents en déplacement depuis leur smartphone ou leur tablette. L’application est actuellement disponible sur tous les plans HelloSign, exclusivement sur iOS, mais une version Android sera bientôt disponible.
