La prise de rendez-vous dans Google Agenda vient d’être facilitée, car Google est en train de déployer une nouvelle fonctionnalité de plannings de rendez-vous dans son application Agenda.
Introduite pour la première fois en juin dernier pour les utilisateurs payants de Google Workspace, la fonctionnalité de prise de rendez-vous de la société permet aux utilisateurs de partager leurs disponibilités par une plage de réservation qu’ils pourront envoyer à qui ils veulent. Cette plage de réservation peut être utilisée par des parties prenantes externes, des clients, des partenaires et d’autres personnes pour planifier un rendez-vous en personne ou par vidéo par Google Meet.
La création d’une plage de rendez-vous réservable dans Google Agenda est aussi simple que la création d’un nouvel événement ou d’une nouvelle tâche et, sur le bureau, elle peut être effectuée en cliquant sur l’icône plus. Cependant, vous aurez besoin d’un compte Google Workspace Individual payant pour tester cette fonctionnalité par vous-même. Les utilisateurs devront sélectionner les heures auxquelles ils sont prêts à accepter un rendez-vous, puis saisir la durée et le lieu du rendez-vous (ou une salle Google Meet) et ajoutent un titre et une description.
Une fois que tout est rempli, Google Agenda génère une « plage de réservation » hébergée par Google elle-même, et le créateur peut envoyer l’URL à une autre personne. L’autre personne peut alors facilement choisir une heure et ajouter la réunion à son calendrier.
Bien que la fonction de prise de rendez-vous de Google Agenda puisse sembler analogue à l’actuelle fonction de créneaux horaires, leurs utilisations sont totalement différentes. La fonction de créneaux horaires de Google Agenda est destinée aux cas d’utilisation interne où vous ne savez pas qui doit vous rencontrer, mais où vous souhaitez vous rendre disponible. Par exemple, les professeurs peuvent l’utiliser pour organiser leurs heures de bureau, tandis qu’un service informatique peut se rendre disponible pour les employés rencontrant des problèmes informatiques.
Une fonctionnalité très pratique
La planification des rendez-vous, quant à elle, est adaptée aux cas d’utilisation externe et permet aux personnes extérieures à votre organisation, y compris celles qui n’ont pas de compte Google, de planifier des réunions. Toutefois, vous n’aurez pas à vous soucier des doubles réservations ou de la reprogrammation des rendez-vous, car cette fonctionnalité prend également en charge la détection automatique des conflits avec les événements existants de Google Agenda.
Maintenant que les entreprises ont commencé à mettre en œuvre des politiques de travail hybride, cette flexibilité supplémentaire facilite la planification des réunions et le partage de votre disponibilité d’une manière qui convient à tous.
