Google vient de publier une mise à jour de Google Docs qui simplifie le tri dans les fichiers et documents que vous avez stocké, y compris un tri par priorité – similaire à la boîte de réception priorité Gmail qui met vos fichiers les plus importants en haut de la liste, et vous permet d’organiser et de partager des documents. La mise à jour se concentre autour de la liste de documents, la page où vous choisissez les documents que vous souhaitez consulter ou modifier.
Voici ce que Google annonce sur son blog concernant les raisons de ces changements :
Over the past year, many of you have been taking advantage of the ability to upload any file to Google Docs. With more files and of a variety of file types in one place, it becomes more difficult to organize and find what you need quickly. As a result, we are happy to announce that, over the next couple of days, we’ll be rolling out a refresh to the documents list, aimed to make it more useful to find, explore and share all your files stored 100% on the web.
L’année dernière, Google a commencé à permettre aux utilisateurs de stocker n’importe quel type de documents jusqu’à 250 Mo en taille, transformant le service de Google Docs, d’un simple traitement de texte à un service de stockage en ligne. Il devenait donc urgent selon Google de faciliter l’organisation, le partage et la recherche des documents.
La refonte de la page de la liste des documents comprend les points qui vont suivre.
Un nouveau volet Collections
Vous pouvez remarquer que les « Collections » ont remplacé les dossiers dans la barre de navigation de gauche. Vous pouvez créer des collections de fichiers et partager des collections complètes avec d’autres utilisateurs. Google Docs disposait déjà de cette notion de collections, alors ce changement n’est pas énorme. La différence selon Google réside dans le fait que les collections sont conçues pour combiner les meilleures caractéristiques des étiquettes et des dossiers. Autrement dit, un fichier peut vivre dans des collections multiples, tout comme avec des labels de Gmail. Les collections peuvent aussi être stockées de façon hiérarchique, tout comme les dossiers sur votre bureau.
De plus, l’interface possède désormais un nouvel élément dans le menu intitulé « Accueil ». Le contenu de l’écran d’accueil est ainsi contrôlé par vous même afin que celui auquel vous accédez soit le plus souvent facile d’accès. Vous pouvez cacher des fichiers de votre page d’accueil à l’aide d’un clic droit sur le fichier et en sélectionnant « Ne pas afficher sur la page d’accueil ». Et quand vous avez besoin de ces fichiers cachés, vous pouvez toujours les trouver en sélectionnant « Tous les éléments » dans la barre de navigation de gauche, ou en utilisant le champ de recherche.
Un nouveau petit rappel à Gmail vous permettant de contrôler le contenu à afficher sur votre page d’accueil.
Filtres pour faciliter le tri
Outre ce changement, le géant de la recherche a lancé une série de nouveaux filtres conçus pour vous aider à naviguer plus rapidement dans vos documents. Il a ainsi ajouté des filtres de visibilité afin que vous puissiez rapidement retrouver vos documents privés, publics, etc… Il a également ajouté des filtres par type pour affiner votre recherche, de sorte qu’il soit plus facile de trouver des documents sur un auteur ou partager par exemple.
Si vous êtes un gros utilisateur de Google Docs, vous apprécierez ces nouveaux filtres, qui viennent se rajouter à votre barre de recherche.
Google Docs a également obtenu un autre plus, grâce à Gmail. Google a ajouté un filtre « tri par priorité » à la liste des documents. Ce dernier affiche les documents importants vers le haut de la page.
Priority sorting is like Gmail’s Priority Inbox, in that we look at a number of signals to put your most relevant files at the top of the list. And you can still use other sort orders like Last Modified Date or by Name.
Encore une fois cela rappelle étrangement la boite de réception prioritaire de Gmail vous permettant de déterminer à l’avance les mails qui sont importants.
Plus de détails pour vos fichiers
Enfin, Google a également ajouté un volet de visualisation à la liste des documents. Il se trouve sur le côté droit de la page et affiche une vignette du document et des informations comme la dernière collection à laquelle vous avez accédé, qui a accès au document, sa dernière date de modification, etc… S’il s’agit d’un document multimédia comme une vidéo ou une photo, vous avez également la possibilité de lire ou de visualiser le fichier sous forme de diaporama en plein écran.
Conclusion
En plus des améliorations de la recherche et de l’ergonomie générale, Google a harmonisé l’interface. Par exemple, au lieu d’utiliser des cases à cocher pour sélectionner plusieurs fichiers, vous pouvez simplement utiliser vos touches Maj ou Control (Cmd sur Mac).
Les améliorations sont les dernières d’une série de modifications importantes apporté à Google Docs qui remonte à avril, lorsque la société a réécrit l’application avec un moteur JavaScript et une nouvelle mise en page en HTML5 pour accélérer l’édition de document, le dessin et le tableur.
L’équipe de Google Docs a appliqué les principes d’organisation de Gmail afin de rendre la navigation dans les documents plus simple. Il s’agit d’une mise à jour plutôt intelligente selon moi, qui devrait se révéler efficaces notamment lorsque vous êtes surchargés de documents… Et c’est mon cas 😉 Maintenant je vais me laisser un peu plus de recul pour réellement juger.
Cette mise à jour est en cours de déploiement et devrait être disponible sur tous les comptes Google Docs au cours des prochains jours. Pour les utilisateurs de Google Apps vous devrez attendre un peu plus longtemps… Et pour accompagner les utilisateurs Google a encore une fois pensée à tout : laissez-vous guider.
Comment trouvez-vous la nouvelle interface de Google Documents ? Correspond t-elle à vos attentes ?
