Comment utiliser ChatGPT pour gérer votre boîte de réception et vos e-mails ?

Les boîtes de réception des e-mails sont le fléau de la vie de nombreuses personnes. Elles se remplissent de spams et d’autres informations promotionnelles que nous pourrions peut-être nous passer de lire. Nous pouvons ainsi nous concentrer sur les e-mails qui sont importants pour nous, notre entreprise ou notre lieu de travail.

Si vous souhaitez que l’intelligence artificielle vous aide à résoudre ce dilemme et à trier vos e-mails, ce guide rapide vous présentera quelques façons dont l’intelligence artificielle peut vous aider à réduire le stress de la gestion de la boîte de réception zéro et vous fournira quelques trucs et astuces que vous pouvez utiliser sans avoir besoin d’intégrer un agent doté d’une IA, en utilisant simplement les outils d’intelligence artificielle qui sont actuellement disponibles, tels que ChatGPT.

L’explosion de l’intelligence artificielle au cours des dernières années touche tous les aspects de notre vie, notamment l’automatisation des tâches et l’amélioration de l’efficacité. L’e-mail a toujours été une perte de temps pour la plupart des gens, nous obligeant à consulter nos boîtes de réception plusieurs fois par jour. Si cela vous semble familier, vous serez peut-être intéressé par une expérience menée par AI Jason, qui a intégré un agent d’intelligence artificielle pour contrôler sa boîte de réception.

Découvrez les résultats obtenus après sept jours dans la vidéo ci-dessous et apprenez comment l’agent d’IA a été mis en place.

Utiliser ChatGPT pour améliorer votre workflow par e-mail

Voici quelques méthodes simples qui ne nécessitent pas de codage pour améliorer votre workflow en utilisant ChatGPT :

• Le résumé : Vous pouvez coller de longs e-mails dans le chat, et ChatGPT peut fournir un résumé concis. Ceci est particulièrement utile pour comprendre rapidement les points principaux sans avoir à lire le contenu entier.
• Aide à la rédaction : Si vous écrivez un e-mail et que vous avez besoin d’aide pour la formulation ou la structure, ChatGPT peut vous aider à composer ou à améliorer le texte sur la base des informations que vous fournissez.
• Suggestions de réponses : Pour les demandes ou les types d’e-mails courants, vous pouvez coller l’e-mail reçu et ChatGPT peut suggérer des réponses possibles que vous pouvez ensuite personnaliser et envoyer.
• Création de modèles : ChatGPT peut vous aider à créer différents modèles d’e-mails pour les réponses, les suivis ou les contacts initiaux que vous pouvez ensuite personnaliser pour des e-mails individuels.
• Vérification de la grammaire et du style : Avant d’envoyer un e-mail, vous pouvez coller le brouillon dans ChatGPT pour vérifier les erreurs grammaticales ou les améliorations de style.
• Extraction d’informations : Collez un e-mail dans le chat, et ChatGPT peut vous aider à identifier et extraire les détails importants, les dates, les actions à entreprendre, ou les questions spécifiques qui doivent être traitées.
• Réponse aux questions : Si vous recevez des questions techniques ou détaillées par e-mail, ChatGPT peut vous aider à formuler des réponses précises et informatives.
• Apprentissage et clarification : Si un e-mail contient des termes ou des concepts peu familiers, ChatGPT peut fournir des explications, vous aidant à mieux comprendre le contenu avant de répondre.
• Gestion des tâches et suivi : Après avoir lu un e-mail, vous pouvez discuter avec ChatGPT des tâches qui pourraient en découler, et l’outil peut vous aider à dresser une liste de tâches ou un calendrier de suivi.

Créer un agent d’intelligence artificielle pour gérer votre e-mail

Si vous souhaitez aller un peu plus loin, vous pouvez utiliser l’IA pour contrôler votre boîte de réception avec un peu d’automatisation et de codage. La première étape de l’exploitation de l’IA pour la gestion des e-mails est la construction d’un agent d’IA. Il s’agit de créer un modèle d’IA capable d’interpréter et de traiter les e-mails. Ce guide présente un exemple d’agent d’IA développé à l’aide de RelevanceAI, un outil qui a permis à l’IA de rédiger des réponses pour chaque nouveau e-mail, jetant ainsi les bases d’un système de gestion des e-mails plus sophistiqué. RelevanceAI vous permet de créer des applications et des agents LLM personnalisés de bout en bout que vous pouvez partager, utiliser et exploiter.

La formation de l’agent d’IA est une étape cruciale pour garantir son efficacité. Au départ, l’agent d’IA peut manquer de contexte sur le comportement de l’utilisateur, ce qui peut entraîner des problèmes dans la gestion des e-mails. Pour atténuer ce problème, l’agent d’IA peut être formé en lisant des centaines d’e-mails antérieurs. Cela permet à l’IA d’apprendre à connaître le comportement et les réponses de l’utilisateur, améliorant ainsi sa capacité à gérer efficacement les e-mails.

Quelques éléments à prendre en compte pour envisager un agent d’IA

Un aspect important de la formation de l’agent d’intelligence artificielle consiste à créer une base de connaissances à partir des e-mails antérieurs. L’agent d’IA peut extraire de ces e-mails des faits et des connaissances sur l’utilisateur, qui peuvent ensuite être utilisés pour imiter le comportement de l’utilisateur. Cette base de connaissances peut également être mise à jour avec de nouvelles informations, ce qui permet à l’agent d’IA de s’adapter aux changements de comportement de l’utilisateur ou aux tendances des e-mails.

Une fois formé, l’agent d’IA peut classer les e-mails par catégories et prendre différentes mesures en fonction du type d’e-mail. Par exemple, il peut vérifier le calendrier de l’utilisateur et coordonner les heures de réunion, rechercher des entreprises, fournir à l’utilisateur des potentielles idées de vidéos ou traiter des questions générales de codage en récupérant des connaissances et en rédigeant des e-mails. L’agent d’IA peut également suivre une procédure standard et transmettre les e-mails à l’utilisateur en cas de besoin, afin de s’assurer que les e-mails importants ne sont pas négligés.

La mise en œuvre de l’agent d’IA implique son intégration dans le système de messagerie électronique de l’utilisateur. Il peut s’agir d’un processus complexe, nécessitant une planification et une exécution minutieuses pour s’assurer que l’agent d’IA fonctionne comme prévu. Une fois mis en œuvre, l’agent d’IA peut gérer la boîte aux lettres électronique de l’utilisateur, en traitant un volume important d’e-mails et en réduisant de manière significative la charge de travail de l’utilisateur.

L’amélioration continue des performances de l’agent d’IA est essentielle pour maintenir son efficacité. Cela peut se faire en mettant régulièrement à jour la base de connaissances de l’IA et en affinant ses mécanismes de catégorisation et de réponse aux courriels. Le retour d’information de l’utilisateur peut également s’avérer précieux pour identifier les domaines à améliorer et mettre en œuvre les changements nécessaires.

Assistant de messagerie IA grâce à l’intégration de l’API

L’utilisation de l’API ChatGPT peut étendre la portée de votre assistant d’IA dans votre boîte de réception, vous permettant peut-être de :

• Réponses automatisées : ChatGPT peut être utilisé pour rédiger des réponses rapides et contextuelles à des demandes de renseignements courantes, ce qui permet de gagner du temps sur la saisie manuelle et d’assurer des réponses rapides.
• Triage des e-mails : ChatGPT peut aider à trier les e-mails entrants dans des catégories telles que urgent, important et non essentiel, ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer sur les messages prioritaires.
• Résumés : ChatGPT peut fournir des résumés de longs fils d’e-mails ou de contenus, permettant aux utilisateurs de saisir les points principaux sans avoir à lire chaque email en détail.
• Rédaction d’e-mails : ChatGPT peut aider à la rédaction d’e-mails en fournissant des modèles ou une aide à la rédaction, améliorant ainsi l’efficacité lors de la création de nouveaux messages.
• Planification : L’IA peut être utilisée pour suggérer ou même automatiser la programmation des e-mails afin qu’ils soient envoyés à des moments optimaux, garantissant ainsi qu’ils ont plus de chances d’être lus.
• Rappels de suivi : ChatGPT peut analyser les e-mails envoyés afin d’identifier ceux qui nécessitent un suivi, rappelant aux utilisateurs de se réengager au moment opportun.
• Recherche d’informations : L’IA peut rapidement rechercher dans les e-mails passés des informations pertinentes, des références ou des pièces jointes, ce qui permet d’économiser du temps sur les recherches manuelles.
• Automatisation des FAQ : Pour les entreprises, ChatGPT peut gérer les questions fréquemment posées en fournissant des réponses standardisées, réduisant ainsi le volume d’e-mails nécessitant une attention personnelle.
• Traduction des langues : Dans les environnements de travail multilingues, ChatGPT peut aider à traduire les e-mails pour assurer une communication claire dans différentes langues.
• Filtrage des e-mails : Il peut aider à affiner les filtres anti-spam en apprenant quels types d’e-mails ne sont pas ouverts ou sont toujours supprimés, améliorant ainsi la pertinence de la boîte de réception au fil du temps.

À l’avenir, il existe de nombreuses possibilités d’améliorer les capacités de l’agent d’intelligence artificielle. Il pourrait s’agir de techniques plus avancées de catégorisation d’e-mails, d’une meilleure rédaction des réponses et d’une intégration avec d’autres systèmes pour une meilleure coordination des tâches. L’agent d’IA pourrait également être équipé d’algorithmes d’apprentissage plus sophistiqués, ce qui lui permettrait de s’adapter plus efficacement aux changements de comportement de l’utilisateur ou aux tendances en matière de courrier électronique.

L’utilisation de l’IA pour gérer les e-mails et y répondre peut considérablement rationaliser les processus de gestion des e-mails, en réduisant la charge de travail de l’utilisateur et en améliorant l’efficacité. En construisant, en formant, en mettant en œuvre et en améliorant continuellement un agent d’IA, il est possible de créer un outil puissant pour la gestion des e-mails. Au fur et à mesure que la technologie de l’IA continue d’évoluer, les capacités de ces agents d’IA sont susceptibles de s’étendre, offrant ainsi un potentiel encore plus grand pour une gestion efficace des e-mails à l’avenir.