On nous dit souvent de « travailler plus intelligemment, pas plus dur », mais comme il n’y a pas beaucoup d’heures dans une journée, il est essentiel de gagner du temps. Pour cela, une multitude d’outils de productivité IA, qui rationalisent, automatisent et optimisent, sont disponibles dès à présent pour aider à faire face à cette charge de travail.
Non seulement ces applications et astucieux outils d’IA peuvent aider à stimuler la productivité en organisant mieux les horaires et les tâches, mais ils peuvent également utiliser l’apprentissage automatique pour effectuer certaines de ces tâches chronophages ou répétitives que nous voulons souvent éviter.
Vous reconnaîtrez peut-être certaines d’entre elles, qui existent depuis un certain temps, tandis que d’autres ont récemment rejoint le club.
Comment utiliser les applications d’IA pour la productivité au travail ?
Les outils d’IA pour la productivité sont un peu comme un assistant diplômé du MIT qui anticipe tous les besoins, en automatisant diverses tâches banales, en organisant l’information et même en gérant les communications avec les clients par l’intermédiaire de chatbots. Le bon outil d’IA peut même suggérer des modifications, rédiger des courriels et rationaliser le service à la clientèle.
Un graphiste pourrait utiliser un outil d’IA pour redimensionner et formater automatiquement des images, réduisant ainsi de nombreuses heures de travail manuel. Les assistants virtuels se chargent de l’ennuyeuse tâche d’organiser les calendriers, de planifier les réunions et de rédiger des listes de tâches sur mesure, en adaptant même son style de communication pour envoyer des courriels personnalisés.
Pour ceux qui gèrent plusieurs comptes de réseaux sociaux, les assistants virtuels peuvent assumer les responsabilités de publication, garantissant ainsi des mises à jour cohérentes et opportunes. Les logiciels de gestion des e-mails révolutionnent les interactions dans la boîte de réception en donnant la priorité aux messages importants et en filtrant les spams ou les courriels moins urgents. Ces outils peuvent être configurés pour trier les e-mails dans des dossiers en fonction de l’expéditeur ou de l’objet, ce qui simplifie la gestion d’une boîte de réception surchargée.
Les outils d’analyse de l’IA prennent des données brutes provenant de diverses sources et les transforment en rapports détaillés et en visualisations. Ils peuvent être en mesure de repérer des modèles et des idées que personne d’autre ne remarque. Ces outils peuvent améliorer la gestion de projet en surveillant l’avancement des tâches, en prédisant les délais, en allouant efficacement les ressources et en favorisant la collaboration pour maintenir les projets sur la bonne voie.
Les applications d’IA peuvent également se synchroniser entre différents systèmes de calendriers, tels que Outlook et Google Agenda, pour gérer les rendez-vous et les réunions de manière transparente. Les outils de création de contenu étendent leur utilité en générant une variété de contenus, qu’il s’agisse de documents écrits attrayants comme des articles de blog ou de visuels captivants pour les plateformes de réseaux sociaux. Ces outils peuvent aider les créateurs de contenu à produire un contenu de haute qualité avec un minimum d’effort, redessinant ainsi le paysage du travail et de la productivité.
Quelles sont les meilleures applications d’IA pour le travail ?
Otter.ai
Pour ceux qui ont un agenda rempli de réunions, Otter.ai fait partie des outils qui peuvent faciliter la transcription des conversations. OtterPilot est l’assistant de réunion du logiciel qui enregistre l’audio, rédige des notes, capture automatiquement les diapositives et génère des résumés.
Bien qu’il ne soit disponible qu’en anglais pour le moment, les utilisateurs peuvent obtenir des notes automatisées pour Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Toutes les notes sont également consultables et partageables. De plus, si Slack fait partie de votre workflow, il peut automatiquement partager des mises à jour en temps réel avec vos coéquipiers sur la plateforme de communication, ce qui permet de s’assurer que tout le monde est au courant.
Une autre fonctionnalité intéressante est son intégration avec les services d’hébergement de fichiers. Lorsqu’un fichier vidéo ou audio est ajouté au dossier de l’application Otter dans Dropbox, il est automatiquement transcrit et synchronisé avec Otter.
Pendant les sessions virtuelles, Otter peut enregistrer des diapositives de cours et les incorporer dans les notes, ce qui aide les étudiants à se souvenir des détails dans leur contexte global. Il peut ensuite créer un résumé sans avoir à lire l’intégralité de la transcription. Il s’agit d’un outil particulièrement pratique, car il établit également des liens hypertextes avec les notes de réunion et crée une liste de mesures à prendre.
Otter peut également générer des e-mails de suivi, des mises à jour sur l’état d’avancement d’un projet, des articles de blog et bien plus encore.
L’outil est gratuit jusqu’à 300 minutes de transcription par mois, tandis que les forfaits payants commencent à 18 dollars par mois.
Notion
Notion est depuis longtemps l’outil de gestion de projet préféré de nombreux travailleurs, mais il intègre désormais l’IA. Notion AI peut générer du texte, remplir automatiquement des bases de données, créer des résumés concis de pages et assigner des actions en fonction de documents spécifiques, ce qui constitue un outil précieux pour gagner du temps.
Les utilisateurs peuvent également poser des questions au chatbot, ce qui lui permet de lire de grandes quantités de texte et de documents. À partir de là, l’IA génère des réponses à toutes les questions et des liens vers les pages qu’elle a utilisées pour compiler les réponses. Il convient de noter que cette fonctionnalité est encore en phase bêta.
Les fonctions d’IA sont facturées 9,50 euros par espace de travail et par mois. Notion est gratuit pour une utilisation individuelle, mais les forfaits payants commencent à 9,50 euros par mois, sans compter le coût de l’IA.
Grammarly
Comme certains des autres outils mentionnés, Grammarly est un outil bien établi qui a intégré l’IA dans ses services de base. Connue pour vérifier efficacement l’orthographe, la grammaire et la concision, la plateforme est très efficace pour la rédaction quotidienne.
Une bonne façon d’utiliser l’outil est d’activer l’extension Grammarly pour Chrome afin que l’IA puisse travailler en arrière-plan pour détecter toutes les erreurs commises.
Outre l’assistance grammaticale de base, l’outil peut offrir une assistance plus avancée grâce à l’intégration de l’IA générative, qui a ajouté des fonctionnalités et des raccourcis permettant de simplifier les tâches quotidiennes.
Par exemple, Grammarly peut être utilisé pour créer ou réécrire un texte, fournir des idées, identifier des lacunes dans la rédaction, changer le ton d’un texte, générer des réponses rapides, faire des ébauches, etc. Les utilisateurs peuvent également sélectionner une voix, qui comprend des options de formalité et de ton, pour les aider à composer des messages pour différentes plateformes, telles que LinkedIn ou le courrier électronique.
Cependant, il arrive que l’application souligne des parties de texte au hasard, même si elles sont correctes, ce qui peut être déconcertant.
La version gratuite propose des vérifications de base de la grammaire et de l’orthographe, tandis que la formule à 12 euros par mois inclut des vérifications avancées et des suggestions de style.
Brain.fm
En testant Brain.fm, les utilisateurs ont la possibilité de se concentrer sur leur travail ou de rester énergiques. Selon l’application, les utilisateurs qui l’écoutent au moins 2 heures par semaine signalent 3x moins de troubles de la concentration. L’application prend ensuite en compte des facteurs tels que le niveau d’effet neuronal, la complexité de la musique, les genres idéaux et les activités. L’application nous a fourni une musique Lo-fi sur le rythme circadien pour accompagner mon travail, ce qui a rendu l’expérience d’écoute agréable.
Contrairement aux listes de lecture de Spotify, la musique de Brain.fm est conçue par une équipe de scientifiques et de compositeurs pour aider les utilisateurs à se concentrer. Selon le site Web, la musique fonctionnelle de l’application est créée de toutes pièces pour influencer le cerveau et optimiser les performances.
La plateforme précise que la musique est testée à l’aide de « jeux » simples utilisés dans la recherche en psychologie pour mesurer la concentration. Les expériences comprennent une version placebo de la même musique sans la technologie Brain.fm, ce qui permet de mesurer la différence.
Bien qu’il existe une période d’essai, le service coûte généralement 9,99 dollars par mois ou 69,99 dollars par an.
Les applications d’IA ne peuvent peut-être pas remplacer le travail, mais elles peuvent certainement le faciliter. Il faut juste un peu de temps pour apprendre à les utiliser.
