Google vient de fournir à sa célèbre suite bureautique Docs, Sheets et Slides de nouvelles fonctionnalités fortes intéressantes. Celles-ci permettent de fournir une touche beaucoup plus collaborative à ces applications G Suite. Plus précisément, Google a introduit un nouveau système pour aider à clarifier la version d’un document sur lequel les collaborateurs travaillent, afin de s’assurer qu’ils sont littéralement sur la même page.
À cette fin, Google Docs donne maintenant aux utilisateurs la possibilité de fournir des noms personnalisés aux nouvelles versions d’un document afin qu’ils puissent voir d’un coup d’œil si un document est encore en « brouillon » ou en version « finale ». De plus, vous ne devez pas approuver une par une toutes les modifications, Google a ajouté la possibilité d’accepter (ou de rejeter) toutes les suggestions d’édition en un seul clic. Et, vous pouvez maintenant suggérer des modifications lorsque vous travaillez sur un appareil mobile depuis le menu à trois points (en bas à droite) dans Docs.
D’autres réglages mineurs incluent la possibilité de prévisualiser la version originale d’un document en un seul clic (c’est-à-dire le document sans aucune modification ou tout commentaire, afin que vous puissiez voir en un coup d’œil à quoi ressemblera le résultat final).
Une réelle valeur ajoutée
Google a également ajouté de nouveaux modèles qui contiennent des modules intégrés pour Docs et Sheets. L’idée est d’être en mesure d’inclure des extensions qui rationalisent votre flux de travail, tel qu’un modèle pour un NDA (contrat de non-divulgation) avec un complément intégré DocuSign pour faciliter les signatures. Un tel ajout pourrait être un gain de temps réel pour de nombreuses entreprises. De plus, vous pouvez créer vos modèles par défaut, avec vos propres modules complémentaires intégrés.
Enfin, pour les utilisateurs de G Suite Business et Enterprise, Google a accéléré la fonctionnalité « Explorer » en intégrant la technologie Google Cloud Search. Celle-ci utilise l’apprentissage machine pour trouver des fichiers ou des informations pertinentes sur toutes les applications G Suite (y compris dans Gmail et Agenda), conduisant finalement à une meilleure expérience de recherche.
Ces changements devraient contribuer à considérablement augmenter la productivité et, bien sûr, faciliter la collaboration dans G Suite.
