Microsoft a annoncé une nouvelle fonctionnalité pour Outlook, qui permet aux administrateurs de configurer de nouvelles règles de planification permettant de raccourcir les réunions et donc de faire une pause entre les réunions. Ainsi, les nouveaux paramètres dans Outlook sont mis en place pour aider à réduire la surcharge numérique liée au télétravail.
L’entreprise affirme que cette nouvelle fonctionnalité est basée sur ses propres recherches, car elle a déterminé que les pauses entre les réunions sont essentielles, surtout en ces jours où la plupart des gens travaillent encore à distance et où les réunions en ligne sont tout ce qu’ils font.
« Nos recherches montrent que les pauses sont importantes, non seulement pour nous rendre moins fatigués à la fin de la journée, mais aussi pour améliorer notre capacité à nous concentrer et à nous impliquer dans ces réunions », a récemment expliqué Michael Bohan, directeur principal du groupe d’ingénierie des facteurs humains de Microsoft.
« Lorsque les participants ont eu la possibilité de se reposer en utilisant la méditation, l’activité bêta [rythme cérébral] a chuté, permettant une “réinitialisation”. Cette réinitialisation signifiait que les participants commençaient leur réunion suivante dans un état plus détendu. Cela signifie également que le niveau moyen des ondes bêta est resté stable pendant quatre réunions, sans accumulation de stress, même si les quatre appels vidéo se sont poursuivis », ajoute la société.
C’est pourquoi les administrateurs disposent désormais de davantage de contrôles pour configurer les réunions de manière à ce qu’elles puissent commencer tard ou se terminer tôt automatiquement. Cela signifie que vous pouvez bloquer 5 minutes avant ou après une réunion de 30 minutes, ou 10 à 15 minutes après une réunion d’une heure.
La puissance de PowerShell
En substance, ils peuvent contrôler à quel moment précis une pause peut avoir lieu, que ce soit au début ou à la fin d’une réunion, les entreprises étant ensuite autorisées à configurer des règles supplémentaires en fonction de leurs besoins. Les individus peuvent également définir leurs propres paramètres de planification par défaut, mais l’option à l’échelle de l’entreprise constitue le changement le plus important.
« Une entreprise peut également appliquer différents paramètres à différentes durées de réunion — 60 minutes et plus ou moins de 60 minutes. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que toutes les réunions de moins de 60 minutes commencent en retard avec une pause de cinq minutes et que toutes les réunions de 60 minutes ou plus commencent en retard avec une pause de 10 minutes », explique Microsoft.
Selon Microsoft, la nouvelle fonctionnalité est déjà opérationnelle et les administrateurs informatiques peuvent la déployer dans leurs organisations à l’aide de PowerShell.
Favoriser le bien-être
Microsoft pense que cette petite modification d’Outlook pourrait être une nouvelle façon d’envisager les réunions pour beaucoup et favoriser le bien-être. Reste à savoir si les entreprises l’appliqueront largement ou si elle aura un impact. Les réunions commencent souvent en retard ou se prolongent parce que les gens sont occupés à se libérer ou à se joindre à la réunion en retard parce qu’une autre réunion a dépassé le temps prévu.
Les nouveaux paramètres d’Outlook n’amélioreront pas immédiatement cet aspect des réunions, mais ils pourraient planter une graine de changement pour aider les employeurs et les employés à réfléchir un peu plus à l’impact des réunions et à la nécessité de donner au cerveau de chacun un repos bien nécessaire.
